Zde vám představujeme užitečné softwarové produkty pro podporu zavedení a zlepšování integrovaného systému řízení procesů a rizik.

Proč potřebujete specializovaný software?
… pro řízení procesů

Chcete-li procesy ve vaší organizaci pouze zdokumentovat, vystačíte si pravděpodobně i s nástroji MS Office. Nebo s tužkou a papírem. Ani rozsáhlý procesní model není příliš těžké takto vytvořit.

Brzy však zjistíte, že daleko těžší je, udržovat procesní model aktuální. Koordinovat práci na jeho částech, pracujete-li v týmu. Zamezit duplicitám a nekonzistencím. Eliminovat “lidovou tvořivost” a zajistit dodržení jednotné metodiky. Automatizovat procesy a měřit jejich výkonnost. Požadavků bude mnohem více. A budou postupně přibývat s tím, jak poroste úroveň vaší zralosti v oblasti procesního řízení.

Proto se neobejdete bez robustnější softwarové podpory. Procesních nástrojů v této kategorii je na trhu již velký výběr a možná se vám nebude zdát snadné vybrat ten nejlepší pro vás. Ale ať už zvolíte ARIS, ATTIS či jiné vyspělé procesní nástroje, máte jistotu v jednom. Vždy to bude lepší volba než Visio, Excel či dokonce PowerPoint, pokud to myslíte s procesním řízením vážně

… pro řízení rizik

Procesy jsou také významným zdrojem rizik. Řadu z nich eliminujete už jen tím, že si v procesech uděláte pořádek. I tak vám ale zůstane řada rizik, které je třeba systematicky analyzovat, vyhodnocovat a zvládat. Podobně, jako řízení procesů, i řízení rizik je dlouhodobá a nikdy nekončící aktivita, která vyžaduje adekvátní softwarovou podporu. Proto je zde Zoty. Moderní a dostupné webové řešení pro řízení rizik, aktiv, shody a interních auditů. Řešení, postavené na robustní technologické platformě a silné analytické podpoře expertů z praxe.

Je velmi důležité systematicky řídit procesy společně s riziky, která neustále ohrožují nejen je, ale i další vaše klíčová aktiva. Jedině tak lze na trhu dlouhodobě uspět. A naplňovat svoji misi a vizi i v náročném prostředí vysoké konkurence a globálních hrozeb.

Jak a proč to celé propojit do funkčního celku?

Jak integrovat více systémů řízení, např. procesy a rizika, nejen na úrovni metodické, ale i technické? Tím spíše, pokud je pro každý systém řízení implementována jiná softwarová podpora.

Odpovědí je DataLink. Integrační platforma, která již ve standardu pokrývá řadu integračních scénářů se systémy, které naši zákazníci nejčastěji používají nebo jsou námi podporovány. Např. ARIS (procesy) a Zoty (rizika).

DataLink může také konsolidovat rozličná data z více externích databází a synchronizovat je pak s jednou databází procesních modelů v ARISu.

Procesní modely totiž často propojují informace, které už v organizaci existují v databázích SW produktů třetích stran. Není proto efektivní duplicitně pořizovat tato data i v aplikaci pro správu procesů (ARIS) či kdekoliv jinde.

Jeden z typických scénářů řeší např. zapojení zaměstnanců, evidovaných v externím personálním systému, do činností v procesních modelech v ARISu. A to včetně rolí a pracovních pozic, které zastávají, spolu s celou organizační strukturou. DataLink se pak postará o pravidelnou synchronizaci tak, aby jakákoliv změna ve zdrojových datech (v personálním systému) se automaticky promítla i do příslušných částí procesního modelu.

Jedním z přínosů je zkvalitnění „What-If“ analýz, kdy se pracuje s aktuálními daty propojenými do kontextu. Management vidí již před plánovaným provedením personálních či organizačních změn, jaké budou mít dopady na fungování celé organizace.

Podobným způsobem lze integrovat s procesy také informační aktiva spravovaná v konfiguračních databázích (CMDB) externích systémů. Management má pak konečně přehled, jak konkrétně IT podporuje byznys. To umožňuje lépe plánovat investice do IT. Nebo také kvalitněji ošetřit rizika přerušení klíčových procesů jak při plánovaných změnách, tak i neočekávaných výpadcích IT systémů, které příslušné procesy podporují. Přínosů je celá řada. Vycházejí z konceptu podnikové architektury, kterou tento scénář významně podporuje.

DataLink umí také zajistit integraci mezi ARIS procesními modely a externě uloženými dokumenty. Přímo v procesních modelech pak budete mít odkazy na vaše aktuální směrnice, pokyny a další řídící dokumentaci, které máte např. v SharePointu či jiném DMS.

Existuje mnoho dalších integračních scénářů. A jedno řešení. DataLink.